Dokterswacht Friesland, met vijf huisartsenposten in deze provincie, heeft sinds 1 juni 2022 de aanvullende Topicus module ‘Smart Planning’ van Door2doc in gebruik. Dit systeem is naadloos geïntegreerd in VIP Live Spoed EPD en ondersteunt triagisten bij het vinden van de meest geschikte huisartsenpost en tijd voor een afspraak. We vroegen Dietha Hovinga, adviseur Kwaliteit en Beleid bij Dokterswacht Friesland, naar haar ervaringen.
Dietha, wat was voor jullie de aanleiding om aan de slag te gaan met Smart Planning?
‘Vrijwel elke organisatie heeft tegenwoordig een tekort aan medewerkers. Wij hebben als HAP onderbezetting op de triage, waardoor langere wachttijden voor de patiënt ontstaan. We vroegen ons vervolgens af hoe we slimmer onze processen konden organiseren. Daarbij stelden we onszelf onder andere de vraag wat wij nog konden doen om de triagegesprekken te verkorten en hoe we de doorstroom op de posten beter konden spreiden zodat de huisartsen minder werkdruk zouden ervaren. Uit ons huisartsentevredenheidsonderzoek kwam dat laatste duidelijk naar voren.’
Eén van de middelen om de werkdruk aan te pakken was de ingebruikname van Smart Planning. Hoe werkt dat?
‘De naam zegt het eigenlijk al. Er wordt slim gepland. Het plansysteem doet op basis van de urgentie van de zorgvraag, actuele reistijd en bezetting van de huisartsenpost twee of drie afspraakvoorstellen. Twee voor volwassenen en drie specifiek voor kinderen. Deze afspraakvoorstellen met tijd en locatie kunnen we voorleggen aan de patiënt. Patiënten krijgen een keuze die past bij de urgentie van hun zorgvraag.’
Volop automatisch dus?
‘Dat hoeft niet per se. De triagist mag zelf handmatig een alternatief invoeren. Het systeem oppert bijvoorbeeld dat de patiënt in Drachten óf Leeuwarden terecht kan, maar deze patiënt komt op dat moment een bezoek aan de post in Dokkum beter uit. De triagist mag dan voor Dokkum kiezen als daar plek is. Maar onze richtlijn is dat minstens 80% van de afspraaksuggesties door het systeem zijn aangedragen omdat het dan optimaal werkt. In de eerste week werden al 70% van de suggesties opgevolgd en in de tweede week zaten we al op 80%. Zo goed zijn de door het systeem aangedragen voorstellen dus.’
Waar zit de winst voor jullie precies?
‘Het scheelt in bepaalde gevallen tijd voor de triagist. Die hoeft nu niet meer op te zoeken waar een dorp ligt bijvoorbeeld en ook het zelf berekenen wat het handigst in de agenda past hoeft niet meer. Het overleggen met de patiënt kost minder tijd. De gespreksduur is zichtbaar gedaald. Ook voor de huisarts is het goed omdat de afspraken gelijkmatiger over de agenda worden verdeeld. En de patiënt heeft daar dan natuurlijk ook weer baat bij.’
Hoe verliep de voorbereiding en implementatie van Smart Plannen?
Die verliep heel soepel. Wij hebben vijf huisartsenposten en de voorbereiding en start zijn heel goed gegaan. Je moet natuurlijk wel van tevoren de roosters van huisartsen, PA’s en VS-en en beschikbare capaciteit in VIPLive Planning goed hebben ingericht. En triagisten moeten uitleg krijgen over het systeem. Mocht er toch iets zijn, dan zijn onze contactpersonen bij Door2doc en Topicus heel toegankelijk.
Dat klinkt goed. Bedankt Dietha en veel succes!
Graag gedaan en jullie ook!