Het aanvragen van radiologisch onderzoek bij het ziekenhuis doen huisartsenpraktijken in veel gevallen nog via papier. De huisarts vult een voorgedrukt a4-tje in en de patiënt neemt dat mee naar het ziekenhuis alwaar het wordt gescand. Dat moet efficiënter en digitaler, meende het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem en een aantal huisartsen in de regio. VIPLive van Topicus bood perspectief.
In een wereld waarin bijna alles via digitale processen loopt, klinkt een dergelijk proces van invullen met pen en vervolgens laten scannen een beetje atypisch. Teamleider radiologie Frank Kruis van het Slingeland Ziekenhuis legt uit: ‘We werken al bijna 20 jaar digitaal maar in onze workflow van radiologie was dit aanvraagproces een laatste analoge schakel. We hebben overigens wel eerder geprobeerd dit samen met de huisartsen te veranderen, maar we stuitten destijds op technische obstakels. Nu is het echt gelukt.’
Verrijking van dossier
Hoe het werkt is als volgt: Huisartsen die werken op het regionale gezondheidsplatform VIPLive kunnen via Lab Online aangeven welk specifiek soort radiologisch onderzoek in het ziekenhuis gedaan moet worden. Na verzending komt de aanvraag automatisch binnen in het HIX, het ziekenhuisinformatiesysteem, en wordt toegevoegd in het elektronisch patiëntendossier. Kruis: ‘Deze digitaliseringsslag geeft ons veel meer mogelijkheden om de ingevoerde informatie te verrijken met andere informatie. Er is namelijk vaak van de betreffende patiënt al het één en ander bekend in ons ziekenhuis. Laboratoriumuitslagen die we hebben van deze patiënt zijn bijvoorbeeld in heel veel gevallen ook relevant voor de radioloog. Eerst moest een beoordelaar actief op zoek naar informatie over de patiënt en wij hebben dat nu omgekeerd. De gegevens worden automatisch voorgeschoteld aan de beoordelaar. We proberen de specialist daarmee zo veel mogelijk te ondersteunen.
Patiënt minder belast
Eén van die huisartsen uit de regio is Ankie Vrielink van huisartsenpraktijk Hof van Cambridge in Doetinchem. Ze was nauw betrokken bij het voorbereidingsproces om de digitaliseringsslag samen met het ziekenhuis te kunnen maken. Vrielink: ‘Het nieuwe proces verloopt meer geprotocolleerd en daar zit een deel van de winst. Maar het belangrijkste is dat het de zorg voor de patiënt kwalitatief verbetert. En laten we niet vergeten dat de patiënt minder belast wordt. Die krijgt een aanvraag nu gewoon in zijn mailbox. Tegelijkertijd is het digitaal invullen een nieuwe manier van werken en daar moeten we aan wennen. Hoewel het nu nog wat meer tijd kost heb ik er vertrouwen in dat we op langere termijn tijd gaan besparen om dat er routine in komt.’
Iemand die ook intensief betrokken is bij deze digitaliseringsslag is projectleider Stephan Koehorst van het Slingeland Ziekenhuis. Hij is degene die de huisartsenpraktijken benadert met de vraag of ze mee willen doen in de nieuwe manier van aanvragen. ‘Ik licht ze voor, onderhoud de contacten tijdens de implementatie en inventariseer mogelijke opstartproblemen binnen de praktijken.’ Wat hem betreft valt er ook nog wel wat te verbeteren in het aanvraagproces. ‘De huisarts moet nog veel klikken voordat de aanvraag werkelijk is gedaan. Dat aantal moet naar beneden en dat heb ik geadresseerd bij Topicus.’
Investeer in tijd en relatie
Is een kleiner ziekenhuis zoals Slingeland innovatiever dan een groot ziekenhuis als het om dit soort projecten gaat? Koehorst: ‘In ons hoofd zijn we innovatief, maar of je het ook werkelijk kunt zijn hangt vaak ook van budgetten af en die zijn in ons geval niet zo groot. Mijn advies aan andere projectleiders die voor een dergelijke digitaliseringsslag staan is: investeer in elk geval in tijd én in de relatie met de huisartsenpraktijken. Die twee zaken zijn cruciaal.’