Makkelijke, snelle én patiëntvriendelijke afspraakplanning dankzij digitalisering van de planning. Dokterswacht Friesland zag ruim een jaar geleden mogelijkheden in Smart Planning. Ze zijn erg tevreden over deze planningsmodule ontwikkeld door Door2doc en VIPLive. Dietha Hovinga, adviseur kwaliteit en beleid bij Dokterswacht Friesland, raadt spoedeisende huisartsenorganisaties aan om ook met Smart Planning te werken en deelt haar ervaringen in dit artikel.
Efficiënter plannen
‘Zoals bekend is er veel krapte op de arbeidsmarkt, zeker in de zorg. Capaciteit uitbreiden voor Dokterswacht Friesland bleek moeilijk. Daarom keken we of we de gespreksduur konden verkorten. Smart Planning bood oplossing door patiënten op basis van urgentie en type contact te plannen. Deze module stelt automatisch afspraakvoorstellen voor bij het plannen van consulten op de huisartsenpost. Bovendien beschikt Smart Planning over een geografische kaart, waardoor het systeem automatisch de dichtstbijzijnde beschikbare locaties weergeeft op basis van de postcode van de patiënt. Daardoor krijgt de triagist automatisch voorstellen voor afspraaktijd en locatie aangeboden. Topografische kennis van Friesland is daardoor niet meer nodig. Dit werkt veel sneller en prettiger. Dat horen we ook van triagisten terug en van de medewerkers van onze chatapp, die niet in Friesland werken. Voor patiënten is het duidelijker dat ze kunnen kiezen uit twee voorstellen. De afspraakplanning verloopt daarmee patiëntvriendelijker.
Bijkomend voordeel is dat met het verkorten van de gespreksduur de patiënt minder lang hoeft te wachten aan de telefoon voordat hij te woord wordt gestaan door een triagist.
Smart Planning denkt mee
Sinds dit jaar geldt er een landelijke richtlijn om enkel spoed (U1/U2) in de nacht te behandelen, om zo de werkdruk voor Avond-, Nacht-, en Weekendzorg (ANW) te verminderen en de zorg te verbeteren. Smart Planning kijkt naar de urgentie van de klacht. Is de klacht U3 of U4? Dan wordt er geen afspraakvoorstel weergegeven tijdens de nachtelijke uren. Deze patiënten worden door de triagist naar de eigen huisarts doorverwezen. In het weekend krijgen ze via Smart Planning een afspraakvoorstel voor zaterdag of zondag in de ochtend vanaf 8.00 uur.
Het is fijn dat Door2doc en Topicus zo goed meedenken met veranderingen zoals de landelijke richtlijn. We kunnen altijd samen sparren en nee is geen optie. We zijn erg blij met deze samenwerking.
Ook nemen we feedback van onze triagisten en huisartsen erg serieus en proberen we daar met Door2doc en Topicus een oplossing voor te vinden. Dat optimaliseert ons proces én triagisten en huisartsen vinden het fijn dat er iets mee wordt gedaan.
Bovendien kunnen we in Spoed Dashboard terugzien hoeveel voorstellen van het systeem zijn opgevolgd door de triagisten. Aan de hand van het percentage opgevolgde voorstellen kun je in gesprek gaan met triagisten, het proces optimaliseren en zo nodig de configuratie van Smart Planning aanpassen.
Afspraken plannen gaat eenvoudiger, efficiënter en is nu meer patiëntvriendelijk
Spoedpatiënten sneller geholpen
Samen met Remco Rosmulder van Door2doc keken we ook naar aanpassingen in de U2-planning. Patiënten met U2 moeten binnen een uur worden gezien. Als er geen plek is binnen een uur, moet de triagist het contact in de spoedbalk plaatsen. Voorheen kwamen er soms te veel contacten in de spoedbalk op één locatie. Smart Planning zorgt voor een betere verdeling van de consulten over de verschillende locaties en plant U2-consulten zoveel mogelijk op een afspraaktijd. Dit zorgt voor minder volle spoedbalken en daarmee iets meer rust voor de huisartsenposten. Zo kijken we samen naar de meest optimale situatie voor patiënt en huisarts.
Kindslot bij Dokterswacht Friesland
Wij hebben er bij Dokterswacht Friesland specifiek voor gekozen om kinderen voorrang te geven in de (vroege) avond. In overleg hebben we nu het kindslot ingericht in Smart Planning. Daardoor krijgen kinderen voorrang in de (vroege) avond en worden ze bijna niet meer in de nacht gezien. Het systeem regelt de planning hiervoor op de achtergrond. De triagist hoeft daarom niet meer te zoeken in agenda’s voor een mogelijk beschikbaar plekje.
Toekomst
Het zou mooi zijn als we in de toekomst visites kunnen koppelen aan Smart Planning, maar dat ligt net wat ingewikkelder. We zijn hartstikke tevreden en ik raad Smart Planning zeker aan andere organisaties aan. Deze module is van toegevoegde waarde. Afspraken plannen gaat eenvoudiger, efficiënter en is nu meer patiëntvriendelijk’, zegt Dietha.