Triagisten van Huisartsenposten Midden-Brabant plannen hun afspraken sinds juni 2020 met hulp van slimme planningssoftware. Hierdoor is in de eerste twee maanden de gemiddelde wachttijd voor patiënten met ruim 30 procent gedaald.
Zorgverleners kunnen zich vaak niet voorstellen dat een deel van hun werk net zo goed of efficiënter kan worden gedaan door software met kunstmatige intelligentie. Gevoelsmatig geven ze de controle uit handen. Deze vrees verdwijnt als ze er mee aan de slag gaan en merken dat ze sneller kunnen werken en patiënten beter kunnen helpen. Daarnaast behouden ze de regie, omdat ze kunnen afwijken van de voorgestelde aanpak.
Lees het interview met Geramé Wagemakers, scholing- en ICT-coördinator van Stichting Huisartsenposten Midden-Brabant (SHMB) en Marion Janssen, manager van de SHMB, over de vooroordelen van slimme software, het implementeren ervan en de uitkomsten.
Geramé, jij introduceerde met een ICT-collega ‘slim plannen’ bij jullie huisartsenposten in Tilburg en Waalwijk. Hoe kwamen jullie daarbij?
Geramé: “We werden door onze EPD leverancier Topicus HAP gewezen op een aanvullende module met slimme planningsondersteuning (Smart Planning van Door2Doc). Omdat wij het belangrijk vinden om steeds te innoveren, leek slimme planning ons een goede manier om de efficiëntie en kwaliteit van het werk op onze posten verder te vergroten.”
"Onze triagisten waren gewend om de afspraken snel in te plannen op het eerstvolgende beschikbare moment."
Wat kon er beter aan jullie planning?
Geramé: “Onze triagisten waren gewend om de afspraken snel in te plannen op het eerstvolgende beschikbare moment. Ze deden dit om patiënten de best mogelijke dienstverlening te bieden, maar het was op grond van urgentie niet altijd nodig. Intern overleg over alternatieve manieren van plannen bracht onvoldoende verandering. Het is gewoon lastig om ‘s middags al in te schatten hoe druk het later op de dag gaat worden; heel veel factoren spelen hierbij een rol.”
Hoe zijn jullie begonnen met de inzet van kunstmatige intelligentie?
Geramé: “De voorbereiding voor de inzet van de software met kunstmatige intelligentie begon met het aanleveren van data. Zo ontstond er een startpunt in de lering met het slim plannen. We kregen in de simulatie inzichtelijk welke verbeteringen mogelijk waren. Wat heel fijn was, is dat we gelijktijdig een aantal andere verbeteringen konden doorvoeren. We wilden bijvoorbeeld ook meer realistisch gaan roosteren door het gemiddeld aantal consulten te verlagen van vijf naar vier per uur. Om dit op te vangen zonder meer diensten in te zetten, hebben we de laatste jaren binnen de post een team opgebouwd van verpleegkundig specialisten en ‘physician assistents’.”
Hoe hebben jullie de slimme software geïmplementeerd?
Geramé: “We hadden de implementatie in maart 2020 gepland, maar dit werd later door de corona-uitbraak. Uiteindelijk zijn we in juni gestart.” Marion: “We begonnen met het trainen van een werkgroep waarbij ook twee triagisten betrokken waren. Deze kartrekkers hebben tijdens de overleggen het team steeds meegenomen in de voorbereiding. Vervolgens hebben zij ook de senior triagisten (coördinerend triagisten tijdens de dienst) in kleine groepjes opgeleid. Een van hen wordt in het weekend altijd uitgepland voor triage om alle lopende zaken op de werkvloer te coördineren en te sturen.”
Wat waren de eerste reacties van de triagisten?
Marion: “Het was even wennen, maar we hebben de afgelopen paar jaar al veel veranderingen doorgevoerd, dus ze pikten het snel op. Wel vonden ze het spannend om de planning als het ware uit handen te geven. Ze hadden het idee dat de werkdruk zou oplopen als er veel meer gespreid gepland zou gaan worden en er niet genoeg plekken voor de hoge urgenties beschikbaar zouden blijven.” Geramé: “Het is vooral lastig om de controle uit handen te geven. Daarnaast moet je natuurlijk ook wennen aan een nieuw systeem.”
"Omdat de planning realistischer is, gaat de gemiddelde wachttijd in de wachtkamer omlaag en neemt de werkdruk van zorgverleners af."
En? Levert ‘slim plannen’ op wat jullie ervan hadden verwacht?
Geramé: “Wij verwachtten betere agendaspreiding.” Marion: “En die verwachting is uitgekomen. Er wordt nu meer gepland zoals het voor een huisartsen spoedpost gewenst is. Voor een patiënt met een urgentie (U3) kan het dus zijn dat een consult tot vier uur vooruit wordt gepland. Een patiënt met een urgentie spoed (U2) wordt zo snel mogelijk gezien. De criteria voor het plannen zijn dus ingericht op de tijden die gelden voor de urgentiecodes.
Omdat de planning realistischer is, gaat de gemiddelde wachttijd in de wachtkamer omlaag en neemt de werkdruk voor de zorgverleners af. Ook zorgt het verder vooruit plannen van minder urgente gevallen voor een stuk ‘spoed bewustzijn’ onder de patiënten.”
Ervaren de triagisten het als bruikbare tool?
Marion: “Eigenlijk hoor ik ze er niet over. We krijgen geen vragen of opmerkingen en de software is nog nooit vastgelopen. De triagisten krijgen normaal gesproken per patiënt twee afspraakvoorstellen; bijvoorbeeld één voor de locatie Tilburg en de ander voor Waalwijk. In de eerste twee maanden werden al 80 procent van de voorstellen opgevolgd.”
Geramé: “Dit gemiddelde wordt nu nog steeds behaald; dan gaat er iets goed!”
Welke invloed heeft corona op de slimme planning?
Marion: “Nu een van onze twee posten is ingericht als ‘coronapost’, hebben patiënten geen keuze met betrekking tot locatie. Wel of geen coronaverdenking is nu leidend. Er kan ergernis bij patiënten ontstaan als ze niet terecht kunnen bij de post die het meest dichtbij is. Dat is meteen de reden waarom we nu niet meten hoe tevreden patiënten zijn met onze nieuwe manier van plannen.”
Wat kan er nog beter?
Marion: “We hebben een paar opmerkingen gekregen dat de tijd om op de post te komen te kort is. De reistijd wordt berekend op basis van postcode met extra tijd, maar niet alle patiënten zijn in de gelegenheid om meteen in de auto stappen. Ook horen we soms dat het kinderslot niet altijd als voorstel naar voren komt. Kinderen met een dringende (U3) of lagere urgentie kunnen in de avond dan sneller worden ingepland. Dit kinderslot voorstel wordt niet getoond als het erg druk is en de agenda al meer dan 80 procent is gevuld. Voor nu laten we het nog even zo. Het programma is gebaseerd op criteria waarover goed en lang is nagedacht. Het is te gemakkelijk om de instellingen na een paar meldingen meteen aan te passen.”
"Ik verwacht dat kunstmatige intelligentie de zorg steeds meer kan en zal ondersteunen!"
Wordt kunstmatige intelligentie in de toekomst onmisbaar voor het garanderen van hoogwaardige zorg?
Geramé: “Ik verwacht dat kunstmatige intelligentie de zorg steeds meer kan en zal gaan ondersteunen!” Marion: “Dat verwacht ik ook en het verder gaat dan alleen plannen. Je moet dan denken aan het meten van parameters, zoals de hartslag en de bloeddruk en het voorspellen van het ziekteverloop. We houden de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten!”
Meer informatie?
Bekijk de pagina over VIPLive Planning of neem contact op met Cindy Verver.