Waar moet u op letten bij de implementatie van declaratiesoftware?
Nieuwe declaratiesoftware lost problemen op, maar alleen als de implementatie goed is voorbereid. Te vaak gaat het mis op dezelfde punten: processen die niet zijn doorgelicht, koppelingen die later toch niet kloppen en medewerkers die onvoldoende zijn meegenomen. Op deze pagina leest u waar de valkuilen zitten en wat u vooraf kunt regelen om die te vermijden.
Welke voorbereiding is nodig voor een succesvolle implementatie van declaratiesoftware?
Begin met een eerlijke analyse van hoe uw declaratieproces er nu uitziet. Waar zitten de knelpunten? Welke stappen kosten onnodig veel tijd? Pas als u dat helder heeft, kunt u bepalen wat de software voor u moet oplossen. Stel ook verwachtingen bij: een implementatie vraagt tijdelijk extra aandacht van uw team. Wie u daarvoor verantwoordelijk maakt en wanneer u wilt dat alles soepel loopt, bepaalt u het beste vooraf.
Hoe sluit declaratiesoftware aan op bestaande zorgprocessen en systemen?
Declaratiesoftware werkt het best als het aansluit op wat uw medewerkers al doen. Dat begint bij een goede technische koppeling met uw HIS of administratieve systeem. Zonder die koppeling voert u gegevens dubbel in, en dat is precies wat u wilt voorkomen. Vraag bij elke leverancier concreet na welke systemen worden ondersteund en hoe de koppeling technisch wordt ingericht. Een vage toezegging is hier niet genoeg.
"Ik ben nu maar 5 minuten bezig met declareren"
Huisarts Yenal Izci maakt gebruik van de declaratieservice van VIPLive. Wat het hem oplevert? Vooral een hoop rust. "Maandelijks haal ik het declaratiebestand uit Promedico ASP en upload dit naar VIPLive (Calculus). Dat kost me maximaal 5 tot 10 minuten. Vervolgens gaat alles automatisch en twee weken later heb ik het geld binnen.”
Wat vraagt het gebruik van declaratiesoftware van medewerkers?
Een soepele overgang vraagt om duidelijke instructies en begeleiding. Gebruikers moeten weten hoe zij registraties correct invoeren en rapportages interpreteren. Training en ondersteuning dragen bij aan een snelle adoptie en optimale benutting van de software.
Welke implementatiefouten komen vaak voor bij declaratiesoftware?
Veelvoorkomende valkuilen zijn onvoldoende voorbereiding, onderschatting van procesveranderingen en te weinig aandacht voor gebruikersbetrokkenheid. Door hier vooraf rekening mee te houden, kan de implementatie gestructureerd en succesvol verlopen.