Declaratiesoftware speelt een belangrijke rol binnen het administratieve proces van zorgaanbieders. Het ondersteunt zorgorganisaties bij het voorbereiden, indienen en volgen van zorgdeclaraties in een zorglandschap waarin wet- en regelgeving voortdurend verandert. Een goed ingericht declaratieproces helpt zorgaanbieders om overzicht te behouden en administratieve werkzaamheden beheersbaar te houden. Op deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over declaratiesoftware. We gaan in op wat declaratiesoftware is, hoe het in de dagelijkse praktijk wordt toegepast en welke rol het speelt binnen het declaratieproces. Daarnaast lichten we toe welke voordelen declaratiesoftware kan bieden en hoe het zich verhoudt tot andere zorgsystemen, zoals een EPD. De informatie is bedoeld om zorgaanbieders te helpen beter inzicht te krijgen in declaratieprocessen en de ondersteunende rol die declaratiesoftware daarin kan vervullen. De antwoorden zijn algemeen van aard en gebaseerd op gangbare werkwijzen binnen de Nederlandse zorg. De exacte functionaliteit en toepasbaarheid kunnen per organisatie, zorgsector en softwareoplossing verschillen.
1. Hoe helpt declaratiesoftware afgekeurde declaraties te verminderen?
Declaratiesoftware kan zorgaanbieders ondersteunen bij het verminderen van afgekeurde declaraties door controles en signaleringen tijdens het declaratieproces. Veel systemen bieden functies zoals het controleren van declaratiegegevens op volledigheid, het signaleren van ontbrekende informatie en het ondersteunen bij het toepassen van geldende declaratieregels.
Door deze ondersteuning krijgen zorgaanbieders eerder inzicht in mogelijke onjuistheden, waardoor correcties kunnen plaatsvinden vóór indiening. Dit kan bijdragen aan een zorgvuldiger declaratieproces en een beter overzicht van ingediende declaraties, zonder dat goedkeuring of acceptatie wordt gegarandeerd.
2. Kan declaratiesoftware worden geïntegreerd met VIPLive?
In de praktijk kan declaratiesoftware koppelingen hebben met andere zorgsystemen, waaronder platforms die ondersteuning bieden bij registratie en zorgprocessen. VIPLive wordt door sommige zorgorganisaties gebruikt voor het vastleggen van gegevens uit formulieren, patiëntcommunicatie en werkprocessen.
Afhankelijk van de inrichting en gebruikte koppelingen kunnen bepaalde gegevens worden benut als input voor declaratieprocessen. De exacte mogelijkheden en mate van integratie verschillen per organisatie en per softwareoplossing. Het is daarom belangrijk om per situatie te beoordelen hoe systemen op elkaar aansluiten.
3. Ondersteunt declaratiesoftware huisartsenpraktijken specifiek?
Veel declaratiesoftware-oplossingen bieden functionaliteit die aansluit bij de werkwijze van huisartsenpraktijken. Denk hierbij aan ondersteuning bij ketenzorgdeclaraties, M&I-registraties en het verwerken van declaratiegegevens die voortkomen uit reguliere consultregistratie.
De mate van ondersteuning verschilt per oplossing en is vaak afhankelijk van koppelingen met andere systemen die binnen de huisartsenpraktijk worden gebruikt. Voor huisartsen is het belangrijk dat declaratiesoftware goed aansluit op bestaande registratie- en werkprocessen, zonder dat zorginhoudelijke verantwoordelijkheid bij de software wordt gelegd.
4. Hoe kies je de juiste declaratiesoftware voor jouw organisatie?
Bij het kiezen van declaratiesoftware is het belangrijk om te kijken naar de specifieke behoeften van de organisatie. Daarbij spelen factoren zoals de zorgsector, bestaande systemen en interne processen een belangrijke rol.
Veel zorgaanbieders letten onder andere op mogelijke koppelingen, beschikbare controles op declaratiegegevens, gebruiksvriendelijkheid en beveiliging conform geldende normen zoals AVG en NEN 7510. Ook schaalbaarheid en ondersteuning door de leverancier kunnen meewegen. Een zorgvuldige afweging helpt om een oplossing te kiezen die past bij de organisatie.
5. Wat zijn veelgemaakte fouten bij het gebruik van declaratiesoftware?
Veelgemaakte fouten bij het gebruik van declaratiesoftware hebben vaak te maken met onvolledige of onjuiste registratie. Voorbeelden zijn het ontbreken van relevante gegevens, het gebruik van verkeerde prestatiecodes of het niet tijdig indienen van declaraties.
Daarnaast kan het ontbreken van controles vóór verzending leiden tot extra correcties achteraf. Software die declaratieprocessen ondersteunt met duidelijke workflows en controles kan helpen om inzicht te krijgen in deze risico’s. De verantwoordelijkheid voor correcte en tijdige declaraties blijft daarbij altijd bij de zorgaanbieder.