Declaratiesoftware speelt een belangrijke rol binnen het administratieve proces van zorgaanbieders. Het ondersteunt zorgorganisaties bij het voorbereiden, indienen en volgen van zorgdeclaraties in een zorglandschap waarin wet- en regelgeving voortdurend verandert. Voor veel zorgaanbieders is een goed ingericht declaratieproces essentieel om overzicht te houden en administratieve lasten beheersbaar te maken. Op deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over declaratiesoftware. We lichten toe wat declaratiesoftware is, hoe het in de dagelijkse praktijk wordt toegepast en welke rol het speelt binnen het declaratieproces. Daarnaast gaan we in op de belangrijkste voordelen en het verschil tussen declaratiesoftware en andere zorgsystemen, zoals een EPD. De informatie op deze pagina is bedoeld om zorgaanbieders te helpen beter inzicht te krijgen in declaratieprocessen en de ondersteunende rol die software daarin kan vervullen. De antwoorden zijn algemeen van aard en gebaseerd op gangbare werkwijzen binnen de Nederlandse zorg. De exacte functionaliteit en toepasbaarheid kunnen per organisatie, zorgsector en softwareoplossing verschillen.
1. Wat is declaratiesoftware en waarom hebben zorginstellingen het nodig?
Declaratiesoftware is een digitaal systeem dat zorgaanbieders ondersteunt bij het vastleggen, controleren en indienen van zorgdeclaraties bij zorgverzekeraars. Het wordt gebruikt door onder andere zorginstellingen, huisartsen, GGZ-praktijken en paramedische zorgverleners.
Door het gebruik van declaratiesoftware kunnen administratieve processen efficiënter worden ingericht, neemt de kans op fouten af en wordt de verwerking van declaraties overzichtelijker. Veel oplossingen bieden ondersteuning bij het werken volgens relevante wet- en regelgeving en bij het elektronisch declareren via systemen zoals VECOZO, in lijn met richtlijnen van onder andere de NZa.
Hierdoor helpt declaratiesoftware zorgaanbieders om grip te houden op hun declaratieproces en administratieve lasten te beperken.
2. Hoe werkt declaratie software in de dagelijkse praktijk?
In de dagelijkse praktijk ondersteunt declaratiesoftware zorgaanbieders bij het voorbereiden, controleren en indienen van zorgdeclaraties. Op basis van vastgelegde verrichtingen en bijbehorende prestatiecodes worden declaratiegegevens samengesteld die nodig zijn voor verzending naar zorgverzekeraars.
Veel declaratiesystemen bieden controles op volledigheid en signaleren mogelijke onjuistheden voordat een declaratie wordt ingediend. Daarnaast kunnen moderne oplossingen koppelingen hebben met andere zorgsystemen, zoals EPD’s of patiëntportalen, om declaratieprocessen beter te laten aansluiten op de bestaande werkwijze.
Hierdoor krijgen zorgaanbieders meer overzicht in hun declaratiestromen en kunnen administratieve processen efficiënter worden ingericht, zonder dat de verantwoordelijkheid voor correcte declaraties bij de software komt te liggen.
3. Wat zijn de belangrijkste voordelen van goede declaratie software?
Goede declaratiesoftware kan zorgaanbieders op verschillende manieren ondersteunen bij hun administratieve processen, waaronder:
Vermindering van administratieve lasten, doordat declaratieprocessen beter worden gestructureerd
Efficiënter indienen van declaraties, met ondersteuning bij het signaleren van mogelijke onjuistheden
Controles op declaratiegegevens, zoals volledigheid en consistent gebruik van prestatiecodes
Meer inzicht in de status van declaraties, wat kan bijdragen aan een voorspelbaarder inkomstenproces
Mogelijkheid tot koppelingen met andere systemen, zoals EPD’s of facturatieoplossingen, afhankelijk van de inrichting
Ondersteuning voor verschillende typen zorgaanbieders, waaronder huisartsen, paramedici en andere zorgverleners
De mate waarin deze voordelen worden gerealiseerd, hangt af van de gekozen oplossing en de wijze waarop deze binnen de organisatie wordt gebruikt.
4. Welke zorgorganisaties gebruiken declaratie software?
Declaratiesoftware wordt gebruikt door verschillende typen zorgaanbieders, waaronder:
Huisartsenpraktijken
Ziekenhuizen
GGZ-instellingen
Paramedische zorgverleners, zoals fysiotherapeuten
Zorggroepen en ketenzorgorganisaties
Organisaties binnen de jeugd- en wijkgerichte zorg, afhankelijk van het declaratiemodel
Elke zorgsector kent eigen declaratieregels, standaarden en technische vereisten. Daarom is het belangrijk dat declaratiesoftware kan aansluiten op de specifieke processen en regelgeving die binnen een sector van toepassing zijn.
5. Wat is het verschil tussen declaratie software en een EPD?
Een EPD (Elektronisch Patiëntendossier) wordt gebruikt voor het vastleggen en beheren van zorginhoudelijke gegevens, zoals medische bevindingen, behandelplannen en patiëntinformatie.
Declaratiesoftware richt zich op het administratieve en financiële deel van de zorgverlening en ondersteunt onder andere bij:
het vastleggen en beheren van prestatiecodes
het controleren van declaratiegegevens op volledigheid
het indienen van declaraties bij zorgverzekeraars
het verwerken van retourinformatie en declaratiestatussen
Veel zorgpraktijken gebruiken een EPD en declaratiesoftware naast elkaar, waarbij beide systemen een eigen rol hebben binnen het totale zorgproces en vaak via koppelingen op elkaar aansluiten.