Doktersdienst Groningen (DDG) ging 2 maart 2020 live met het VIPLive Spoed EPD. Deze livegang was om twee redenen uniek. DDG implementeerde het EPD als eerste van drie noordelijke huisartsenposten. Daarnaast durfde DDG het aan om ondanks het naderende coronavirus op 2 maart live te gaan met ons systeem voor huisartsenposten. Wij interviewden hierover Sander Gerritsen (bestuursadviseur), Barth Nieman (manager) en Majan Eerens (kwaliteitsmedewerker en triagiste) van DDG.
‘Samen hadden we meer in de melk te brokkelen bij een nieuwe leverancier.’
Het Noord-Nederlandse (pizza)overleg in 2017
In 2017 legden Sander Gerritsen en Benno van Gelderen van Dokterswacht Friesland de basis voor ICT-samenwerking tussen Noord-Nederlandse huisartsenposten. Gerritsen licht toe: ‘Onze huisartsenposten stonden allebei voor enorme investeringen en uitdagingen op het gebied van ICT en ook voor zorguitdagingen. Onder het genot van een pizza hebben we een matrix gemaakt met samenwerkingsopties. Met stip bovenaan stond de samenwerking bij het maken van een keuze voor een nieuw call management systeem. Samen hadden we meer in de melk te brokkelen bij een nieuwe leverancier.’ Kort daarna sloot ook de Centrale Huisartsendienst Drenthe zich aan en binnen een jaar volgde Medrie (Overijssel en Flevoland).
Betrekken van bestuurders in 2018
De volgende stap was het betrekken van bestuurders. Maar hoe doe je dat als er voor alle partijen zoveel op het spel staat? Gerritsen: ‘We hebben het stap voor stap aangepakt. We hebben niet meteen de hele samenwerkingsmatrix op tafel gelegd, maar ons beperkt tot het call management systeem. Wat volgde was een intentieverklaring van onze bestuurders om gezamenlijk in ICT te investeren.’
Selectie van leveranciers in 2019
Gerritsen en zijn Noord-Nederlandse collega’s volgden de intentieverklaring op met een gezamenlijk selectietraject, onder begeleiding van Rob Poels van TwynstraGudde. Gerritsen vertelt: ‘Tijdens het selectietraject hebben we drie bijeenkomsten in Assen georganiseerd waar huisartsen en triagisten uit heel Noord-Nederland hun ideeën en meningen konden delen. Eerst over een gezamenlijk programma van eisen dat was gebaseerd op ‘patient journeys’. Vervolgens over de presentaties van de drie overgebleven leveranciers. Mede op grond van de reacties van onze achterban hebben we een eenduidig advies opgesteld aan onze bestuurders. Uiteindelijk waren zij vrij een eigen keuze te maken voor een call management systeem.’
“Topicus leek in een meer senior fase te zitten dan andere systemen en was erg bezig met wat de klant wil.”’
Keuze voor het VIPLive Spoed EPD in 2020
Inmiddels hebben Groningen, Drenthe en Friesland gekozen voor het VIPLive Spoed EPD. Medrie (Overijssel en Flevoland) heeft nog geen keuze gemaakt. Gerritsen vertelt; ‘Het intuïtieve gebruiksgemak heeft ons over de streep getrokken.’ Nieman vult aan: ‘Topicus leek in een meer senior fase te zitten dan andere systemen en was erg bezig met wat de klant wil. Dat sprak ons erg aan.’
Live met het Spoed EPD tijdens corona
Op woensdag 26 februari werd bekend dat het coronavirus Nederland had bereikt. Op maandag 2 maart ging DDG live met het Spoed EPD voor circa 290 huisartsen, bijna 300 waarnemers, 90 triagisten en een vijftigtal andere medewerkers. Dat klinkt als een spannende combinatie. Waarom durfde DDG het aan om toch live te gaan? Nieman zegt hierover: ‘We durfden toch live te gaan, omdat we het ontzettend goed hadden voorbereid. Het zit een beetje in het DNA van onze huisartsenpost om alles voor een ’10’ te willen doen. We hebben eind februari “super users” opgeleid en een uitgebreid schema gemaakt, zodat er altijd een “super user” dienst had om collega’s met raad en daad bij te staan.’
Majan Eerens was een van die ‘super users’. Zij vertelt: ‘We waren de eerste week constant op de werkvloer aanwezig. Natuurlijk was livegang op 2 maart heel spannend met het coronavirus, maar we waren er echt klaar voor. We kregen hele praktische hulp van Topicus. Zij maakten bijvoorbeeld een hand-out die echt op onze werkwijze was toegespitst en boden continue persoonlijke ondersteuning op locatie én telefonisch. Ik ben blij dat we het niet hebben uitgesteld!’
Gerritsen: ‘In zekere zin had het coronavirus een positief effect op de livegang. Bij zo’n naderende crisis maken mensen zich minder druk over een nieuw systeem. Ze gaan er gewoon mee werken. Een nuance daarbij is dat we al twee weken met het EPD werkten toen het virus de post bereikte. Door onze grondige voorbereiding had de meerderheid van de medewerkers toen al met het systeem gewerkt, dus de livegang en de coronadrukte vielen niet helemaal samen.’
“Het zou fijn zijn als je een overdracht kunt doen van patiënten die in het grensgebied wonen.”
Het vervolg
Zowel Gerritsen, Nieman als Eerens hebben ideeën voor verdere Noord-Nederlandse samenwerking. Eerens: ‘Het zou fijn zijn als je een overdracht kunt doen van patiënten die in het grensgebied wonen. En misschien kunnen we samen een achterwachtsysteem opzetten.’ Ook Gerritsen en Nieman benoemen deze opties tot verdergaande samenwerking en verwachten dat dit kan worden ondersteund door het VIPLive Spoed EPD. Gerritsen zegt hierbij wel het volgende: ‘De kracht zit hem in rustige, zorgvuldige stapjes. Centrale Huisartsendienst Drenthe gaat 22 juni live met het Spoed EPD en Dokterswacht Friesland begin volgend jaar. Laat ze eerst maar eens wennen aan het nieuwe systeem. Daarna kunnen we grensoverschrijdende mogelijkheden bespreken.’ Intussen houden Dokterswacht Friesland, Doktersdienst Groningen, Centrale Huisartsendienst Drenthe en Medrie de Noord-Nederlandse samenwerking ‘top of mind’ via hun maandelijkse IT-overleg. Eerens deelt haar ervaringen met kwaliteitsmedewerkers uit Noord-Nederland in een drie maandelijkse overleg; onlangs dus ook haar ervaringen met de implementatie van VIPLive Spoed EPD.
Meer informatie?
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Joliene Brouwer.