Bij medisch diagnostische centra en laboratoria gaat er veel tijd zitten in de financiële afhandeling van diagnostiek. De software ontwikkelt vaak onvoldoende mee met de regelgeving en de wijzigingen van contracten. Mede daardoor is vaak onduidelijk waarom declaraties worden afgewezen door zorgverzekeraars. En het kost administratief medewerkers veel tijd om de declaraties alsnog uitbetaald te krijgen.
Starlet Diagnostisch Centrum (DC) ging op zoek naar efficiëntere ondersteuning van dit proces. Ze besloten het te laten verlopen via een partnerschap met Topicus en worden inmiddels met software én service ondersteund. Wij spraken hierover Judith Elzen, Manager Financiën van Starlet DC.
Wat doet Starlet?
Starlet is een diagnostische spin in het web in Noord-Holland-Noord. Ze bedienen zowel de eerste als tweede lijn. Judith licht toe: “Starlet DC voert bloedafname uit ten behoeve van laboratoriumonderzoek, antistollingsbehandeling (trombosedienst) en diverse functieonderzoeken zoals hartritmeonderzoeken. Dat doen we voor zorgverleners, en zorginstellingen in de regio Noord-Holland Noord.”
De financiële werkelijkheid van Starlet DC is de afgelopen jaren complexer geworden doordat niet alleen wordt samengewerkt met de Noordwest Ziekenhuisgroep, maar ook met andere spelers uit de regio zoals het Rode Kruis Ziekenhuis en het Dijklander Ziekenhuis (DiagnostIQ en Comicro).
“Wij factureren onder twee verschillende AGB codes, dat kunnen niet alle softwarepakketten aan.”
Op zoek naar betere software-ondersteuning 1ste en 2de lijn
In 2017 gingen Judith en haar collega’s op zoek naar software om hun dienstverlening aan de eerste en tweede lijn beter te ondersteunen. “We wilden onze dienstverlening naar zowel de eerste als tweede lijn goed kunnen ondersteunen en ook financieel goed kunnen afwikkelen. We vonden het belangrijk om ZIS-onafhankelijk te kunnen werken en dat onze belangrijkste zorgprocessen goed ondersteund worden.”
Voor de resultaatinzage en -terugkoppeling en declaratieafhandeling zocht Starlet DC naar software die naadloos kon koppelen met ‘de analyse’ van Noordwest Ziekenhuisgroep en vooral de complexiteit van financiële stromen aankon.
Een spannende keuze voor anders declareren
Het was voor Starlet DC nog niet zo gemakkelijk om geschikte ondersteuning te vinden voor hun declaratieproces. Judith vertelt; “Wij factureren onder twee verschillende AGB codes, dat kunnen niet alle softwarepakketten aan. Daarnaast zijn er veel financieringsregels die je goed moet kennen. En er zijn verschillende vragen die je goed moet kunnen beantwoorden, zoals: ‘Heb je de juiste patiënt en verrichtingen geregistreerd?’ ‘Wie betaalt uiteindelijk de rekening?’ ‘Welke contracten zijn er gesloten?’ ‘Waar is de patiënt verzekerd?’ ‘Betreft het een eerste -of tweedelijns onderzoek?’ ‘Wie is de aanvrager van het onderzoek?’ En voor dezelfde verrichting kunnen op basis van deze keuzes verschillende tarieven gelden. Soms ben je hoofdaannemer, soms onderaannemer.
Kortom; de financiële afhandeling in de zorg is zeer complex gemaakt. Dit vraagt om een combinatie van een goede software-oplossing en de benodigde expertise om de steeds wisselende regelgeving te kunnen ondersteunen.”
Judith vervolg: “De positieve ‘track record’ van VIPLive met het afhandelen van declaratiestromen voor huisartsen was doorslaggevend. Dat was best een spannende keuze, want VIPlive moest nog helemaal voor ons worden ingericht. Het gaf veel vertrouwen dat hun kennis van zorgfinanciering en declaratie afhandeling ons vanaf het begint heeft ondersteund.”
“De deskundige medewerkers zetten zich er persoonlijk voor in dat wij geen geld laten liggen.”
Een softwareleverancier die als partner in de keten meedenkt
In de zomer van 2018 startte Starlet DC met resultaat-inzage en -terugkoppeling via Lab Online van Topicus. De volgende stap was het inzetten van de VIPLive Declaratieservice. Hiermee startte Starlet in 2019. Het platform moest eerst ‘DC proof’ worden gemaakt. Inmiddels is Starlet al even onderweg met de VIPLive Declaratieservice. Judith; “Topicus is echt een partner. Ze leveren niet alleen software. De deskundige medewerkers zetten zich er persoonlijk voor in dat wij geen geld laten liggen en dat de processen zo efficiënt mogelijk worden ingericht. Dat maakt het grote verschil!”
Meer weten over de Declaratieservice?
Neem contact op met Emiel Smit.
