In februari 2021 startte project BuDi, een samenwerking tussen Starlet DC, OrangeNXT en Topicus, met als doel het proces rondom bloedafname of trombosedienst op prikposten en tijdens huisbezoeken te optimaliseren. Sinds januari van dit jaar heeft Starlet DC, gespecialiseerd in bloedafname, laboratoriumonderzoek, antistollingsbehandeling en functieonderzoeken, haar processen verder ondersteunend door middel van VIPLive Planning en LabOnline als onderdeel van een integraal afname systeem.
Bij het project zijn vanuit Starlet DC onder andere Jeannette Goudriaan, algemeen directeur, en Erlina Ajawaila, afdelingshoofd, betrokken geweest. Samen met haar team leidde Erica Veneman als propositielead Diagnostiek vanuit Topicus het project in goede banen. De samenwerking resulteerde in een intuïtief systeem waarbij meerdere applicaties naadloos samenwerken om het werk voor afnemers gestroomlijnder te laten verlopen. Jeannette, Erlina en Erica delen hun ervaring en het proces rondom de ontwikkeling, implementatie en livegang.
The best of both worlds: meerdere applicaties samenbrengen tot één systeem
Erlina: “BuDi is een acroniem van ‘buitendienst’. Een project voor medewerkers van de buitendienst die door de gehele regio gesitueerd zijn voor bloedafname. Het doel was om een afname systeem te ontwikkelen om het proces hieromtrent te optimaliseren. Hiervoor hebben we meerdere softwarepartijen laten aanhaken met elk hun eigen specialisme en expertise.”
Jeannette: “Het samentrekken van meerdere apps maakt dat we niet alleen een flexibeler, maar ook een inhoudelijk intelligenter systeem hebben. Alle apps hebben hun eigen kracht die we op deze manier optimaal inzetten. Je moet het zien als een systeem dat bestaat uit vijf apps. De functionaliteiten in de apps vullen elkaar aan. Allereerst krijgt de medewerker in de route app te zien naar welk persoon deze moet rijden. Vervolgens wordt de route opgestart. Dan treedt de afname app van LabOnline in werking, welke informatie bevat over wát moet worden afgenomen bij wélke patiënt en hoeveel buizen er benodigd zijn. Dan komt het juiste formulier, voor bloedafname ofwel trombosedienst, ter beschikking. Na afhandeling komt de route app weer in beeld, want dan kan de medewerker naar de volgende cliënt rijden.”
Tijdsbesparing, meer overzicht, en minder risico op human errors
Jeannette: “Bij ons oude systeem merkten we dat de rek eruit was. We liepen achter. Sinds deze projectsamenwerking met Topicus hebben we weer een vooruitstrevender blik en vertrouwen in de toekomst. We hebben de ambitie om serieus voorop te lopen op technisch gebied binnen de eerstelijnsdiagnostiek. Met dit huidige systeem ondersteunen we dat doel. We zijn uit het wak geklommen, maken weer stappen en kijken vooruit. We zijn met nieuwe dingen bezig en dat levert nieuwe energie!”
Erlina: “Vanuit de afnemers kregen we al direct te horen dat het nieuwe systeem veel overzichtelijker is. Eerder moest elke order worden open geklikt, maar nu wordt in één overzicht duidelijk wie geprikt moet worden, waarom diegene geprikt moet worden en welke zorgverlener (huisarts of specialist) de aanvraag heeft gedaan. Dat scheelt veel opzoekwerk en dus tijd. Is de order afgehandeld? Dan wordt deze verwijderd uit het overzicht. Zo wordt het schermpje met orders dus ook automatisch korter. Het systeem brengt drie grote voordelen: tijdsbesparing, meer overzicht, en minder risico op human errors.”
De eindgebruiker actief betrekken bij het ontwikkel- en implementatieproces
Jeannette: “Dit was met recht een van onze meest succesvolle implementaties. Onze collega’s worden blij van patiëntcontact en zorgverlening, maar niet per se van technologische veranderingen en innovaties. Het is dus niet wenselijk om met een ‘big bang’ een nieuw systeem ten uitvoer te brengen. Daarom hebben we ervoor gekozen de eindgebruikers stapsgewijs mee te nemen in het proces. Zo creëerden we meer draagvlak en voelden de medewerkers zich ook echt onderdeel van de ontwikkeling.”
Erlina: “Inmiddels zijn we op een punt beland dat, zodra we afnemers vragen hoe het werken in het nieuwe systeem gaat, ze beginnen te lachen. ‘Het werkt toch gewoon?’, zeggen ze dan. Het is mooi om te horen dat het systeem al helemaal is ingebed in de dagelijkse routine.”
Samen de vruchten plukken van de samenwerking
Jeannette: “We hebben de samenwerking als heel positief ervaren. Over de inhoud hebben we echt wel eens discussies gehad, maar uiteindelijk zijn de intenties van beide kanten goed en is het een leerproces. Dat gaat nou eenmaal met vallen en opstaan.”
Erica: “De Topicus IT-teams werkten samen met IT-experts vanuit Starlet DC. We werkten allemaal richting hetzelfde doel en dat maakt dat je elkaar, ondanks af en toe een discussie, altijd wel weer kunt vinden. Kon het niet linksom, dan bedachten we met elkaar hoe het rechtsom wél kon. We hebben altijd met elkaar meegedacht in oplossingen.”
Erlina: “Zoals gezegd verliep de implementatie gefaseerd. Op 1 januari 2024 zijn we officieel live gegaan. Dat hebben we op locatie bij Starlet DC in Alkmaar gevierd met de betrokken partijen. Er kwam een delegatie vanuit Topicus. Dat werd zeer gewaardeerd.”
Jeannette: “Bovendien schept het een band. Het project heeft uiteindelijk drie jaar geduurd, dus we willen nu nog minstens drie jaar door met de samenwerking! Ik zou slapeloze nachten hebben, moest het nu ophouden. We hebben hier zoveel tijd en energie in gestoken, dus hoe mooi is het om nu samen daar de vruchten van te mogen plukken?”
Op naar de toekomst
Erica: “Naast gebruik door de buitendienst, wordt het systeem ook op de prikpost gebruikt. Op de dag dat we de livegang vierden, hebben we met het Topicus team ook mogen meekijken op een prikpost. Het team heeft toen mogen zien hoe de applicaties gebruikt worden. Dat was enorm waardevol, want dan vallen dingen op die je weer kunt meenemen in verdere doorontwikkelingen. Daarnaast hebben we inmiddels alweer nieuwe projecten op de planning staan, zoals het integreren van een medewerkerroostering die het mogelijk maakt om medewerkers te koppelen aan de roosters. Dankzij deze directe koppeling hoeven medewerkerroosters niet langer overgenomen te worden uit het systeem. Dit voorkomt fouten en zorgt voor tijdsbesparing. Er liggen mooie dingen in het verschiet en we kijken ernaar uit om de samenwerking met Starlet DC voort te zetten.”