Onze Huisartsen organiseert regionaal coronavaccinatie-afspraken

Huisartsen hebben een rol om delen van de Nederlandse bevolking te voorzien van een coronavaccinatie. Daar is de nodige logistiek voor nodig en daarom klopten de huisartsen van regio Arnhem voor ondersteuning aan bij hun regionale huisartsenorganisatie Onze Huisartsen. De regio-organisatie ging voor deze planningsondersteuning begin februari de samenwerking aan met Topicus. Begin maart al konden de huisartsen van regio Arnhem een patiëntvriendelijke en AVG-proof oplossing inzetten. En inmiddels heeft de regio de smaak te pakken; in plaats van 12.000 patiënten per keer kunnen zij er ook wel 120.000 aan, laten ze weten. Wij interviewden hierover Erik Wiersma, chief information officer van Onze Huisartsen.

Waarom regionaal organiseren?

Er wordt een steeds groter beroep gedaan op huisartsen. Daarom kloppen zij vaker aan bij hun regio-organisaties met het verzoek om ondersteuning, bijvoorbeeld bij het plannen van coronavaccinatie-afspraken. Als dat voor een grotere groep huisartsen regionaal kan worden georganiseerd, dan nemen ook de voordelen van deze samenwerking toe. Erik Wiersma vertelt hoe dit in regio Arnhem ging: “Voor coronavaccinaties moet meer worden geregeld dan voor een griepprik of de pneumococcen vaccinatie. Patiënten moeten vijftien minuten ter observatie blijven en 1,5 meter afstand houden. Ze moeten dus strak gespreid komen over een bepaalde periode en dat kan alleen op afspraak. Meerdere huisartsen stelden ons daarom de vraag: ‘Hoe kunnen we dit het beste organiseren?’ Toen ontstond het idee dit verder te onderzoeken en te polsen hoeveel huisartsen behoefte hadden aan die ondersteuning. Heel snel liet meer dan 50 procent van de huisartsen weten graag aan te haken en na wat gesprekken kwam het tot boven de 80 procent.”

Veilig en grootschalig plannen

Onze Huisartsen heeft een aantal tools onderzocht vertelt Erik: “We hebben onder andere naar Microsoft Booking gekeken, maar hadden niet het vertrouwen dat de tool meer dan 5000 afspraken per dag kon verwerken. Ook keken we naar een ‘eventtool’, maar over de verwerking van persoonsgegevens zou je kunnen twisten. De makers van veel planningtools zijn niet NEN 7510 gecertificeerd, waardoor ze niet kunnen aantonen dat ze voldoen aan de Nederlandse norm voor beveiliging van persoonlijke gezondheidsinformatie. We kwamen al snel met Topicus in gesprek, omdat het bedrijf met het Virtueel KIS en het Spoed EPD van VIPLive een betrouwbare en strategische leverancier is."

Hoe het werkt in Arnhem

Erik licht toe hoe de regionale ondersteuning tot stand kwam: "In een recordtempo is een goed werkend systeem opgezet dat de huisartsen maximaal ontzorgt. Er is een digitaal lijntje gelegd tussen Onze Huisartsen en het huisartsinformatiesysteem Medicom voor het aanleveren van patiëntgegevens. Met het bedrijf DMDR zijn afspraken gemaakt om centraal de uitnodigingsbrieven naar patiënten te versturen. En met de planningsmodule van Topicus kunnen patiënten veilig en eenvoudig een afspraak plannen op een moment dat het hen uitkomt."

Van het begin tot het eind werkt het als volgt vertelt Erik: “Een huisarts levert digitaal een lijst aan van op te roepen patiënten. Pharmapartners, de leverancier van huisartsinformatiesysteem Medicom, deelt deze lijsten via hun vaccinatieservice op een veilige manier met DMDR. Het verzendbedrijf voegt een unieke code toe op de brief waarmee de patiënt twee afspraken kan inplannen. Dan gaat de patiënt naar de speciale vaccinatiepagina van Onze Huisartsen. Hier vindt de patiënt uitgebreide informatie over de vaccinatie en een knop om de vaccinatie in te plannen. Met de code uit de brief logt de patiënt in en kunnen de afspraken voor de beide vaccinaties worden gemaakt. De patiënt krijgt meteen een bevestigingsmail met een agendalink naar de afspraak. De patiënt kan de afspraak met één klik in zijn agenda zetten."

Ook organiseert Onze Huisartsen gedurende een week centraal voor de regio een callcenter. Hier kan de patiënt telefonisch terecht als het onverhoopt online niet lukt. “We hebben gemerkt dat het callcenter de praktijken een goede aanvullende ondersteuning biedt door vele vragen en kleine problemen van hen weg te nemen.” Zegt Erik. “Door op deze manier de gehele planning, logistiek en bijna alle vragen bij de praktijken weg te nemen, worden zij maximaal ondersteund. In feite hoeft de huisarts alleen zijn selectie en planningsdata door te geven en enkele weken later klaar te staan op de aangegeven locatie. De rest verzorgen wij.”

Enthousiast over de planning

Topicus had al een planningsmodule, maar toch was voor een ‘perfecte fit’ nog heel wat denk- en ontwikkelwerk nodig. Erik vertelt: “We moesten onder andere een compleet nieuwe, gebruiksvriendelijke webinterface maken en bedenken hoe je patiënten laat kiezen. De co-creatie met Topicus was daarbij superfijn!" Na een valse start half maart door het stilleggen van de inentingen met het AstraZeneca-vaccins, is het vaccineren inmiddels uit de startblokken. Erik is enthousiast over de planning van afspraken: ”Het gaat heel goed. Het enige aandachtspunt is dat de twee afspraken niet in één keer gepland kunnen worden. Dat wordt echter op korte termijn opgelost. Gelukkig heeft 85 procent van patiënten die we voor de eerste vaccinatieronde hebben uitgenodigd hun tweede afspraak al gepland. We hebben degenen die dat nog niet hadden gedaan een herinneringsmail gestuurd.” 

Van 12.000 naar 120.000 patiënten

Erik wil de vaccinaties voor de volgende patiëntengroepen grootschaliger aanpakken. Hij licht het toe: “Een aantal gezondheidscentra heeft nu al geprikt op grotere alternatieve locaties, zoals het Musiater in Zevenaar en een lokale sporthal. Als regio-organisatie zouden we voor alle praktijken een beperkt aantal grotere locaties kunnen organiseren. Dan wordt het logistiek slimmer en efficiënter om met veel grotere aantallen patiënten te gaan werken. We bespreken op dit moment met de aangesloten huisartsen hoe we dat het beste kunnen doen. Parallel hebben we contact gezocht met brancheorganisaties zoals InEen en de Landelijke Huisartsen Vereniging met de vraag naar de mogelijkheden om het regionaal grootschaliger te kunnen aanpakken; 120.000 patiënten uitnodigen in plaats van 12.000. Wij zijn er klaar voor!”