Lab Online draait bij Diagnostiek voor U al jaren als ordermanagementsysteem. Maar nu de wensen complexer worden, willen ze meer uit het systeem halen. De oplossing? Het applicatiebeheer uitbesteden aan Topicus, de leverancier van Lab Online. Ronald Reijnierse, klinisch informaticus bij Diagnostiek voor U: "We bespreken wat we willen bereiken en vervolgens wordt het gerealiseerd.”
Diagnostiek voor U en Lab Online
Voor Diagnostiek voor U is een efficiënt orderproces cruciaal. Bloedafnamemedewerkers weten precies wat ze moeten prikken, het lab weet welk materiaal het kan verwachten en er is steeds minder handmatig werk nodig om materiaal direct te verwerken. Zo zijn er minder fouten in het labproces.
Lab Online vormt daarin een onmisbare schakel, legt Ronald Reijnierse uit. "Lab Online ontvangt orders van aanvragers met verschillende systemen en zet ze automatisch op de juiste manier door. Labaanvragen gaan naar het laboratoriuminfomatiesysteem, thuisafnames naar het routeplansysteem. Het systeem genereert ook automatisch orders voor patiënten met protocollen, zoals voor CVRM, diabetes of COPD."
De uitdaging: kennis die ontbreekt op het juiste moment
Lab Online wordt beheerd door de applicatiebeheerders van Diagnostiek voor U. Maar naarmate de wensen complexer werden, liepen zij steeds vaker tegen de grenzen van hun kennis aan. Het ging daarbij om uiteenlopende vragen, vaak vanuit projecten, zoals nieuwe functionaliteiten of koppelingen met andere systemen.
"Voor onze applicatiebeheerders ligt de focus op standaardbeheer en klantondersteuning”, zegt Ronald. “Voor de complexere vragen is er weinig tijd over en hoe je verbeterwensen in Lab Online realiseert, is voor hen niet altijd duidelijk. Daarvoor is diepgaande kennis van het systeem nodig, en soms toegang tot de scripts. Dat leidde tot een lange lijst openstaande verbeterwensen, trage verbeteringen en een inrichting die beter kon."
"Rob signaleert verbanden tussen meldingen, brengt kennis van andere klanten mee en stelt verbeteringen voor. Zo halen we steeds meer uit Lab Online."
De oplossing: de kenner aan tafel
Diagnostiek voor U schakelde daarom aanvullend applicatiebeheer in vanuit Topicus, de leverancier van Lab Online. Topicus-consultant Rob Spee schuift daardoor regelmatig aan. "We bespreken openstaande punten, maken afspraken over de inrichting en testen en lanceren verbeteringen. Hij kent onze strategie en onze manier van werken en vertaalt dat direct naar de techniek."
Dat leverde al veel goede oplossingen op. "We hadden nog veel inrichtingskeuzes van jaren geleden die niet meer pasten bij de huidige werkwijze. Een concreet voorbeeld: het herkennen van aanvraagtypes is inmiddels een stuk makkelijker door de toevoeging van virtuele velden, waarmee we het proces beter kunnen sturen."
Topicus denkt daarin proactief mee, zegt Ronald. "Rob signaleert verbanden tussen meldingen, brengt kennis van andere klanten mee en stelt verbeteringen voor. Zo halen we steeds meer uit Lab Online."
Wat het oplevert
In Eindhoven is de lijst openstaande verbeterwensen flink geslonken, terwijl ook het orderproces stap voor stap efficiënter wordt. Daar profiteren alle betrokkenen van. "Labs scheelt het tijd, maar cliënten profiteren het meest. Zij ervaren van aanvraag tot uitslag een prettig, vloeiend proces, met minder kans op fouten. Ze krijgen de beste kwaliteit. En daar draait het natuurlijk om."
Die korte lijn maakt ook nieuwe ontwikkelingen mogelijk. Op dit moment werkt Diagnostiek voor U met een grote klant én Topicus aan een API-koppeling, waardoor medewerkers van beide organisaties protocollen kunnen starten, orders kunnen opvolgen en resultaten kunnen ontvangen vanuit hun eigen systemen. “Dit soort innovaties kunnen alleen als je met de mensen van Lab Online direct aan tafel zit. Geen lange aanvraagprocedure, maar snelle actie.'"
De toekomst
Ronald Reijnierse is tevreden met de samenwerking. Elk kwartaal evalueert hij samen met Rob Spee de voortgang: gaan we hiermee door? "Tot nu toe is het antwoord steeds ja. Het werkt gewoon goed zo."
Ook uw applicatiebeheer uitbesteden?
Komen uw applicatiebeheerders tijd tekort voor optimalisaties, of ontbreekt de kennis om écht alles uit Lab Online te halen? Onze eigen mensen nemen het beheer over. Benieuwd hoe dat werkt?