“Ik blijf zoeken tot ik het verdwenen geld heb gevonden”
Declaratiespecialist Donatella helpt huisartsen al 17 jaar om zelf grip te krijgen hun declaraties met VIPLive Declareren. Haar doel? Zichzelf overbodig maken. Al is het ook leuk om soms de redder in nood te zijn. “Ik krijg nog regelmatig bloemen van huisartsen waarvan ik gemiste omzet heb teruggevonden.”
Er zijn weinig mensen die digitaal declareren zo heeft zien ontwikkelen als Donatella. Zeventien jaar geleden begon ze zonder veel ervaring op de helpdesk van het toenmalige Calculus. “We stuurden een cd-rom met ons programma per post naar de huisartsen en ik hielp hen telefonisch stap voor stap door het programma. Ik kende Calculus én het declaratieproces van huisartsen daardoor al gauw uit mijn hoofd.”
Zelf aan de slag
Ze nam honderden praktijken bij de hand, tot ze hun declaraties volledig zelf konden regelen met behulp van de software. “Ik vond het altijd mooi om te zien hoe snel mensen erin groeiden. Vaak begonnen ze onzeker, vonden zichzelf een digibeet, maar kregen al gauw de boel onder controle. Tot ze me eigenlijk nauwelijks meer belden. Als ik mezelf overbodig had gemaakt, dan had ik mijn werk goed gedaan.”
Waar een systeem ophoudt
Dat overbodig maken lukte in veel gevallen. Zeker toen de software zo ver doorontwikkelde dat veel handelingen automatisch gingen. “Als je praktijk gewoon goed draait dan heb je genoeg aan de automatisering van VIPLive Basis Declareren. Toch ontstaan er geregeld situaties waarbij persoonlijke ondersteuning belangrijk is. Denk aan de rompslomp rond een praktijkovername, een AGB-wissel die te laat is geregeld, of een praktijk met veel wisselingen of onverzekerde patiënten. Of wanneer praktijken structureel omzet missen. Dan ga ik uitzoeken wat er speelt, leg patiëntaantallen, modules en ontvangen bestanden naast de cijfers van de praktijk en puzzel ik tot ik de oorzaak heb gevonden.”
“Ik blijf zoeken tot ik het antwoord heb. Het moet ergens zijn en het gaat om een hoop geld.”
Puzzelen tot het klopt
Die oorzaak vindt ze altijd en dat levert praktijken soms flinke bedragen op. “Een mooi voorbeeld is een huisarts met veel patiënten in verschillende Wlz-instellingen, waarvan ze het overzicht miste. Daardoor ging een deel van de declaraties nooit de deur uit en liep ze maandenlang geld mis. Samen met haar bracht ik de patiënten en bijbehorende declaraties in beeld. Wat ontbrak, hebben we met terugwerkende kracht alsnog ingediend. Daarna zette ik iedereen in één overzicht, zodat ze voortaan structureel kon controleren. Dat leverde haar duizenden euro’s extra op.” Ook bij een andere huisarts spoorde ze de oorzaak van duizenden euro’s gemiste omzet. “Ik blijf zoeken tot ik het antwoord heb. Het moet ergens zijn en het gaat om een hoop geld.”
Een collega op afstand
Donatella kent veel klanten al jaren en denkt ook ongevraagd mee. “Declareert een praktijk structureel te laag, dan zeg ik ‘Hé, gaat dit wel goed?’ Je bent daardoor een soort aanvulling op de assistente, of een collega op afstand. Ik krijg nog regelmatig bloemen of kerstpakketten van huisartsen waarvan ik gemiste omzet heb teruggevonden. Dat hoeft natuurlijk helemaal niet, want het is mijn werk. Maar het is wel leuk als iemand laat blijken dat ze blij met je zijn.”
De toekomst
Met het vernieuwde VIPLive Declareren-platform kan Donatella nog meer betekenen voor ‘haar’ huisartsen, daar is ze van overtuigd. “We hebben een valse start gemaakt, waarin we klanten beter hadden moeten informeren. Maar het nieuwe platform biedt een toekomstbestendige basis, die we steeds verder uitbouwen aan de hand van de feedback die we krijgen uit de praktijk.” De software gaat steeds meer taken uit handen nemen, zeker met AI-oplossingen die eraan komen. “AI kan straks uitzoeken welke declaraties je hebt gemist, of waar potentiële problemen kunnen ontstaan. Die tools, in combinatie met onze ervaren mensen, is enorm waardevol. Onderschat niet hoeveel administratieve rompslomp er komt kijken bij het draaien van een huisartsenpraktijk. Met onze hulp hou je zoveel mogelijk tijd over voor de patiënt.”