“Eén praktijk vergat twee jaar lang drie modules te declareren. Dat scheelde 40.000 euro.”
Een huisartsenpraktijk kan op allerlei manieren geld laten liggen. Een module die nooit is ingesteld, een vergoeding die niemand aanvraagt, een tarief dat verkeerd staat of declaraties die ineens stilvallen. Declaratieservicemedewerker Corina Roelofsen ziet het al sinds 2009 gebeuren. “Eén praktijk vergat twee jaar lang drie modules te declareren. Dat scheelde 40.000 euro.”
De kracht van Declaratieservice
Wanneer Corina terugdenkt aan de begintijd van het toenmalige Calculus, ziet ze een heel andere tijd. “Huisartsen losten afkeuringen tot dan zelf op en waren er lang mee bezig. Veel uitzoekwerk, contact met zorgverzekeraars… Wij namen dat als declaratieservice ineens uit handen. Wij belden met verzekeraars, corrigeerden afgekeurde declaraties en zorgden dat huisartsen gewoon hun geld kregen, zonder dat ze er zelf iets voor hoefden te doen. Dat gaf direct een fijn gevoel.”
Veelvoorkomende fouten en risico’s
Als declaratieservicemedewerker nam ze jarenlang het declaratieproces van huisartsen over. In die tijd ontdekte ze dat declareren complex én veranderlijk is, waardoor huisartsen op veel manieren geld laten liggen. “Staat een tarief verkeerd in het systeem van de huisarts, zijn modules niet goed geregeld of is het contract niet gedeeld met de preferente zorgverzekeraar, dan volgt afkeur”, zegt Corina. “Bij sommige verzekeraars moeten huisartsen één keer per jaar een extra vergoeding aanvragen. Veel huisartsen vinden dat lastig, omdat het veel documenten en informatie uit hun HIS vraagt.”
Drie modules, twee jaar lang
Hoe snel het mis kan gaan ontdekte Corina toen ze de boekhouding checkte van een praktijk die zelf declareerde, met VIPLive Basis Declareren. “Deze huisarts mocht naast de inschrijftarieven zes modules declareren, maar had er maar drie ingesteld. De andere drie declareerde hij niet, twee jaar lang. De systemen gaven geen foutmelding, want zolang je niets indient wordt er niks afgekeurd, maar ondertussen liep het misgelopen bedrag op tot 40.000 euro.”
Kracht van mens én software
Dit is direct een schoolvoorbeeld van hoe mens én software elkaar versterken, zegt Corina. “Met onze software kunnen huisartsen veel zelf automatiseren en regelen, maar wij als medewerkers kennen de knelpunten, stellen vragen en zien de overkoepelende trends en aandachtspunten uit honderden praktijken. Daardoor kunnen we proactief handelen.” Zo waarschuwt ze soms voor naderende wijzigingen bij een zorgverzekeraar, of signaleert ze te lage inkomsten. “We zagen bijvoorbeeld dat er bij een praktijk al twee maanden niet gedeclareerd was, dus informeerden we wat er aan de hand was. Bleek de assistente ziek te zijn. Toen hebben we direct alles geregeld.”
Het nieuwe platform vangt fouten eerder op
Met het nieuwe VIPLive Declareren-platform wordt de software nog slimmer, waardoor de kans op gemiste inkomsten steeds kleiner wordt, zegt Corina. “Declaraties van patiënten zonder verzekering, van patiënten die niet op naam ingeschreven staan en met verrichtingen of modules die het systeem niet kent, blijven straks eerst staan ter controle. De huisarts of wij bekijken ze, passen ze zo nodig aan en sturen ze door. Zo is er steeds minder afkeur en krijgen huisartsen steeds sneller hun geld. Dit soort oplossingen, samen met onze persoonlijke ondersteuning, maken declareren voor huisartsen steeds makkelijker.”