Bijna twee jaar geleden startte Gelre ziekenhuizen met een pilot om laboratoriumaanvragen van huisartsen digitaal te laten verlopen via een systeem dat ‘Lab Online’ heet. Overstappen was destijds geen sinecure, maar projectleider Benno Naaijkens en opdrachtgever Jeroen van Suijlen kijken opgewekt terug en beiden blikken bovendien vol energie vooruit. “Dit is nog maar het begin.”
Jeroen van Suijlen is niet alleen als directeur Medische Ondersteunende Diensten en klinisch chemicus verbonden aan Gelre ziekenhuizen. Hij was ook de initiator en opdrachtgever van deze digitaliseringsslag. “We zitten in een tijdperk van digitalisering. Zo langzamerhand zouden we toch geen papier meer nodig moeten hebben om een aanvraag voor een laboratoriumonderzoek te laten plaatsvinden?”, stelt Van Suijlen de retorische vraag. Er bestond al een systeem dat digitaal labaanvragen kon verwerken, maar volgens Van Suijlen presteerde dat suboptimaal. “Wij hebben gezegd: als we het doen, dan willen we een gebruikersvriendelijk systeem waar wij gegarandeerd een meerwaarde hebben en waarbij íederéén die is aangesloten digitaal ordert.”
Tegelijk rees er bij Gelre ziekenhuizen de vraag of men alleen digitaal wilde orderen of ook digitaal wilde inzien. Van Suijlen: “En als je toch de stap naar digitaal zet, konden we aan dat platform dan niet méér gaan koppelen zodat je er uiteindelijk een volledig laboratorium automatiseringssysteem van zou kunnen maken?”
Lab Online
Het was voor Gelre ziekenhuizen een afweging: wachten op de eerste leverancier die daadwerkelijk eerst dat digitaal orderen seq kon leveren óf een strak geïntegreerd Laboratorium Informatie Systeem waar digitaal orderen noodzakelijk onderdeel van uitmaakt. Het werd -bij gebrek aan zo’n totaalsysteem- het eerste. Van Suijlen: “Je kunt altijd wachten op hetgeen morgen komt, maar dan zet je die stap nooit. Ik geef altijd het voorbeeld van de aanschaf van een pc. De pc die volgende maand uitkomt is sneller dan de huidige op de markt. Maar als ik zo redeneer heb ik natuurlijk al twintig jaar geen nieuwe pc.” grinnikt Van Suijlen. “We besloten als ziekenhuis dat, wanneer we digitaal aanvragen in de eerste lijn wilden doorvoeren, het ook in de tweede lijn zou moeten. Dertig procent van onze orders komt immers vanuit de huisartsen en zeventig procent uit de tweede lijn. Enfin, het was de vraag welke software dat kon bieden. We zijn uiteindelijk terecht gekomen bij Lab Online van Topicus en die begrepen wat we wilden.”
“We besloten als ziekenhuis dat, wanneer we digitaal aanvragen in de eerste lijn wilden doorvoeren, het ook in de tweede lijn zou moeten".
Pilot
Gelre ziekenhuizen voerde de digitalisering eerst in een afgebakende omgeving in. Projectleider en Klinisch Chemicus in opleiding Naaijkens vertelt: “Onze pilot startte bij een huisartsenpraktijk in Vorden, een grote regionale praktijk met twee praktijken in één huis. Een mooie gemêleerde praktijk met vier huisartsen en zes assistenten. Met gemêleerd bedoel ik dat sommigen op voorhand al graag digitaal wilden werken en sommigen nog wat terughoudender waren. Bovendien heeft deze locatie een prikpost waar dagelijks in de ochtend een uur bloed wordt afgenomen. Dat gaat per dag om circa 12 tot 15 patiënten.”
Voor de digitalisering werd er dus tijdens afnames decennialang gewerkt met een papieren formulier. Dat ging wel eens fout. Bij het handmatig invoeren vanaf het formulier zag men wel eens een kruisje over het hoofd en dus werd die bepaling dan niet uitgevoerd. Naaijkens: “De oorzaak daarvan was het feit dat men veel handelingen moest verrichten. Prikken, naar het laboratorium, achter de computer zitten en dan één of meerdere testen manueel invoeren.”
‘Niet iedereen gaat even hard’
Voorafgaand aan de pilot met Lab Online is er volgens Naaijkens veel tijd besteed aan een gedegen voorbereiding. Die bleek ook hard nodig want de diversiteit en het aantal deelnemers aan de pilot was relatief groot. “We hadden voor dit nieuwe proces natuurlijk niet alleen te maken met de huisartsen en assistenten, maar ook met onze bloedafnamemedewerkers, de medewerkers op het lab, de analisten en de ICT mensen van ons ziekenhuis. En niet iedereen gaat even hard. Eén huisarts bijvoorbeeld, een echte IT liefhebber, ging razendsnel. Hij had zijn draai snel gevonden in het nieuwe proces. Maar een ander had weer wat meer tijd nodig. We zijn daarom bij die gebruikers een keer extra langs geweest. Ze zaten soms met hele praktische vragen die snel te beantwoorden waren.” Het ging volgens Naaijkens meestal om basale vragen zoals de manier waarop je in het systeem een test kan opzoeken. “Daar hadden we gewoon een zoekveldje voor, maar dat moet je gewoon even demonstreren.” In het projectteam bevond zich dan ook een accountmanager die langs de huisartsen ging en er werd een instructiefilmpje gemaakt dat men rondstuurde naar alle gebruikers.
Toen de pilot anderhalve maand liep had de projectgroep zich een goed beeld verschaft van het digitale proces en waren de kinderziektes er uit. Naaijkens: “Het ging om een enkele kleine hick-ups. Een paar zaken die niet doorkwamen. Maar omdat we een goede gedegen voorbereiding hadden kenden we relatief weinig problemen.” Bij deze praktijk is inmiddels 77% van de aanvragen digitaal. Dat aantal kan volgens Naaijkens nog omhoog door wat extra aandacht en training.
Apple of pc
Na een positieve evaluatie startte een uitrol voor meer huisartsenpraktijken die verbonden zijn aan Gelre ziekenhuizen. “Dat was in september 2017. Het bleek nog een uitdaging. Het gegeven is dat je met een ICT-structuur van ons zit, maar ook die van onze softwareleveranciers. Daarnaast hebben we ook nog te maken met de interne ICT-structuur van de huisarts. Zelfs een huisarts op een Apple of op een pc met Windows maakt verschil. En dan gebruikt de één Internet Explorer en de andere Chrome. Daarnaast werken huisartsen natuurlijk nog met verschillende besturingssystemen en met verschillende versies van een Huisartsen informatie Systeem. We zijn daarin zeer goed geholpen door de leverancier van het systeem om het in goede banen te leiden.” Inmiddels zijn 27 praktijken aangesloten op het systeem. Gelre ziekenhuizen heeft grote ambities. Naaijkens: “We willen alle externe aanvragers van het lab helpen met Lab Online te gaan werken. We verzorgen tegenwoordig de gehele diagnostiek van justitiële systemen. Het betekent dus dat ook alle justitiële instellingen gaan aanvragen met het systeem. Dat is prachtig, want het is weer een nieuwe groep die wordt aangehaakt.”
Mooie toekomstbeelden
Zowel Naaijkens als Van Suijlen zijn er van overtuigd dat de huidige situatie niet het eindstation is van digitale lab aanvragen. Naaijkens: “De insteek is om met Lab Online een uniforme aanvraag te maken waarmee ook medische microbiologie, de bacteriologie en alle kweken aan te vragen zijn met het systeem. Dus niet alleen buisjes bloed meer, maar ook swabs of urines. En dat via één portaal. Ook hier beginnen we met een pilot.” Nog verder vooruitkijkend ziet Naaijkens onder meer ‘mooie appjes’ die de huisarts makkelijk zijn resultaten van de patiënten kan bieden die we ook weer aan de patiënt kunnen laten zien. “Maar denk ook aan afnames via de mobiele telefoon. Zo hebben we een stel mooie toekomstbeelden. We willen blijven innoveren.”
Directeur Van Suijlen vult aan: “Of je het nu eHealth, population management of diagnostic support gaat noemen, dat maakt me niks uit. Het gaat erom dat er meerwaarde in zit. We hebben heel veel dode getallen die samen opgeteld, door elkaar gedeeld en gecorrigeerd door de barometerstand bijna gratis diagnostische informatie kunnen opleveren. Daar wil ik heel graag mee verder. Dus wat mij betreft is dit nog maar het begin. Ik ben een paar jaar te laat geboren, maar ik hoop wel dat ik het allemaal nog ga meemaken.”