Diagnovum en Topicus zijn in december 2020 gestart met de invoering van het digitaal orderproces in het adherentiegebied van het ETZ. Aanvragen via ZorgDomein worden aan de hand van Lab Online digitaal verwerkt. Waar staan we nu? Roy de Werd, manager bedrijfsvoering Diagnovum, en Emiel Smit, business line manager Topicus, blikken samen terug en vooruit.
‘Het digitaal aanvragen en het digitale proces rondom registratie en afname verloopt prima in de regio ETZ. We kijken ook naar de verbreding in de samenwerking met Diagnovum met relatie tot andere ziekenhuisregio’s. Per definitie staan we wel minder ver dan we zouden willen zijn. Maar dat vinden ICT-bedrijven wel vaker’, vertelt Emiel Smit. ‘Belangrijkste is dat we een goede communicatie en samenwerking hebben met Diagnovum. We voelen ons ook als collega’s in plaats van een klant-leverancier relatie, maar blijven ook scherp. In die samenwerking kijken we ook nog naar eventuele andere mogelijkheden om te vernieuwen binnen de ICT van Diagnovum. Denk bijvoorbeeld aan het digitale proces rondom functieonderzoeken’, aldus Emiel Smit.
Trots
Roy de Werd vult hierop aan: ‘We zijn met elkaar dit traject ingegaan en in de regio ETZ loopt Lab Online erg goed. Als we kijken naar het idee wat we hadden met de start van dit traject en waar we nu op uitgekomen zijn, kunnen we best trots zijn. Vooral het uitblijven van (grote) issues na livegang, is best bijzonder. Natuurlijk blijven we, samen met onze samenwerkingspartners, kijken naar het verbeteren van het totale proces van aanvraag tot uitslag.’
Het digitaal orderproces zorgt ervoor dat ongeveer 50% minder patiënten onnodig opnieuw opgeroepen moeten worden.
Afname van fouten
‘Het volledig digitaal werken zorgt voor een significante afname van fouten, zoals bijvoorbeeld foutieve invoer van de aanvraag in het laboratoriumsysteem of fouten rondom gebruikte materialen binnen de afname. Het aantal meldingen van verkeerd afgenomen buizen is met meer dan 80% gedaald. Met de introductie van Lab Online wordt het afgenomen materiaal direct bij het moment van bloedafname middels een app gekoppeld aan de (digitale) aanvraag. Het digitaal orderproces zorgt ervoor dat ongeveer 50% minder patiënten onnodig opnieuw opgeroepen moeten worden. Dit is zowel voor de patiënt, maar ook voor de aanvrager fijn. Daarnaast voorkomt digitaal aanvragen ook onduidelijkheden in hetgeen aangevraagd is ten opzichte van bijvoorbeeld een kruisjesformulier. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat er een paar uur per dag bespaard wordt qua arbeidstijd voor Diagnovum in het totale proces. Deze tijd wordt nu besteed aan het overnemen van piek werkzaamheden die elders binnen Diagnovum belegd waren. Een win-win situatie. Met Topicus kijken we samen naar overige toekomstige digitale mogelijkheden. Bijvoorbeeld op het gebied van functieonderzoeken’, legt Roy de Werd uit.
Korte doorlooptijden
‘Diagnovum heeft altijd al focus gehad op korte doorlooptijden. Voor huisartsen kan een korte doorlooptijd ervoor zorgen dat er door henzelf een behandelplan opgestart kan worden, in plaats van een mogelijke doorverwijzing naar de huisartsenposten omdat de uitslag van aangevraagd onderzoek laat binnen komt. Het digitaal aanvraagproces is in veel gevallen nog korter en gestroomlijnder geworden’, vervolgt Roy de Werd.
Samenwerking
‘We hebben na de livegang weinig herstelwerk moeten doen op technisch vlak. We hebben ervoor gekozen om vooraf alles goed uit te werken en te testen. Dit in zeer nauwe samenwerking met Diagnovum en het ziekenhuis. Het kostte meer voorbereidingstijd, maar achteraf krijgen we bijvoorbeeld zichtbaar minder helpdesk vragen’, merkt Emiel Smit op.
‘Met meerdere partijen tot één digitaal proces komen is erg complex. Vooral de gezamenlijke doelstelling om een efficiënt proces in te richten is mooi en goed om te zien. Grote projecten zoals deze kennen meerdere stakeholders, van lab tot ziekenhuis en de ICT-aanbieders, maar ook de aanvragers. Iedere regio waarin Diagnovum werkt is anders en dat zorgt ervoor dat een ‘onze-size-fits-all’ principe niet mogelijk is. Je bent altijd met maatwerk bezig. Wat Diagnovum in die zin ook anders maakt is dat zij geen eigen track/lab hebben. Maar door in te steken op samenwerking en partijen bij elkaar te brengen laten zij wel zien dat er tot een efficiënt proces gekomen kan worden. Dat is goed om te zien en ook een voorbeeld kijkende naar de veranderingen op zorggebied in de toekomst’, benadrukt Emiel Smit.
Oproep aan aanvragers
‘Samen maken we dit proces sterker: we hebben elkaar nodig om tot verbeteringen te komen. Daarom ook de oproep aan zorgverleners om ideeën, tips of opmerkingen met ons te delen, zodat wij het proces nóg beter kunnen inrichten. We beseffen heel goed dat digitaal aanleveren soms ook als last ervaren kan worden ten opzichte van bijvoorbeeld het kruisjesformulier. Echter zien wij dat, in het totale proces, het juist ook veel voordelen kent’, concluderen Roy de Werd en Emiel Smit.
Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel kan contact worden opgenomen met Roy de Werd: rdewerd@diagnovum.nl.
Dit artikel is eerder verschenen in het blad "Buitenpost" van het Elisabeth-Tweesteden Ziekenhuis: https://issuu.com/multiplusmedia/docs/buitenpost_december_2022.