Minder telefoontjes door het digitaliseren van ambulance-aanvragen. Voor veel collega’s op de Spoedeisende Hulp van Bernhoven klonk het te mooi om waar te zijn en ze zagen vooral extra werk. Maar SEH-verpleegkundige Marloes Soeters - van Grinsven hield vol. Vanaf moment één zag zij kansen in de aanvraagmodule VIPLive Gepland Vervoer (voorheen bekend als Ambuplanner), ontwikkeld door IT-bedrijf Topicus. Samen met enthousiaste collega’s en Arjan Smit van Topicus zorgde ze voor goede implementatie van VIPLive Gepland Vervoer binnen Bernhoven. Eén week na livegang kregen we de eerste positieve reacties al binnen: ‘Dit werkt toch wel erg makkelijk en handig. Het scheelt veel telefoontjes en ik kan snel zien wanneer de ambulance komt.’
Veel telefoontjes, lange wachttijden en beperkte informatie
Sinds eind 2022 maakt ziekenhuis Bernhoven gebruik van VIPLive Gepland Vervoer. Marloes Soeters - van Grinsven, coördinerend SEH verpleegkundige pijler efficiency, zag kansen in de aanvraagmodule voor het ziekenhuis. Voorheen belden zij en haar collega’s altijd met de meldkamer om ambulances aan te vragen. ‘De wachttijd was soms lang, alle informatie moest mondeling worden doorgegeven en vaak moesten we nog informatie opzoeken in dossiers. Dat kostte veel tijd. En er werd soms cruciale informatie vergeten, we blijven mensen. Ook wisten we niet hoelang het nog duurde voordat een ambulance kwam, waardoor we patiënten en bezoekers lastig konden infomeren’, deelt Marloes.
Eerst sceptisch
Dat veranderde allemaal dankzij VIPLive Gepland Vervoer. Samen met Arjan nam Marloes de tijd om de implementatie van het systeem goed op te zetten. Marloes kon zelf testen via een testomgeving van VIPLive. ‘Ik liet collega’s tijdens de dagstart meekijken in deze testomgeving, waardoor alles snel inzichtelijker werd voor collega’s en zagen dat het tijd bespaarde. Daardoor en door goed te luisteren naar collega’s konden we VIPLive Gepland Vervoer goed implementeren. Collega’s konden meteen meedenken. Vragen of onduidelijkheden binnen ons team werden snel opgelost door Topicus. Dit zorgde ervoor dat collega’s zich betrokken en gehoord voelden. Doordat we de tijd namen waren er na livegang weinig problemen. Binnen één week waren veel collega’s al gewend aan het systeem. Toen ik na een maand een evaluatiemail rondstuurde, kwamen daar eigenlijk alleen maar positieve geluiden op terug’, zegt Marloes trots.
We hoeven niet nogmaals te bellen naar de meldkamer voor extra informatie of verwachte ophaaltijden. Dat scheelt enorm veel telefoontjes en cruciale tijd.
Nu kunnen we niet meer zonder
‘We kunnen niet meer zonder’, zegt Marloes stellig. ‘Sinds het gebruik van VIPLive Gepland Vervoer kunnen we veel makkelijker informatie (voor elkaar) invullen op een geschikt moment. De module bestaat uit standaardvragen, dus je weet precies wat er komt. Daardoor wordt cruciale informatie niet vergeten en vinden er geen vergissingen meer plaats. Doordat het systeem is verbonden en geautomatiseerd met de meldkamer en andere ziekenhuizen weten we nu ook wanneer de ambulance vertrekt en arriveert. Dit koppelt een stuk prettiger terug naar patiënten en bezoekers. Bovendien hoeven we niet nogmaals te bellen naar de meldkamer voor extra informatie of verwachte ophaaltijden. Dat scheelt enorm veel telefoontjes en cruciale tijd.’
Maar hoe zit het dan met privacy?
Door veilige software van Topicus en beveiligde verbinding tussen alle partijen, is de privacy nog beter. Een bijkomend voordeel is dat ingevulde informatie direct voor alle partijen beschikbaar is. Misinterpretaties komen daardoor nog zelden voor. De informatie wordt namelijk niet telefonisch gedeeld, maar direct in VIPLive Gepland Vervoer genoteerd, dat voor alle partijen (na inlog) leesbaar is.
Uitdagingen en ambities
‘In het begin kon de meldkamer onze informatie niet goed inzien in VIPLive Gepland Vervoer. Dat zorgde voor frustratie. Maar ik koppelde dit terug aan Arjan en dezelfde dag werd dit nog opgepakt. Sindsdien hoeven we nooit meer lang te wachten op reactie van de meldkamer. Het is erg fijn dat we voor alles bij Topicus terecht kunnen en eventuele problemen snel worden opgelost. De fijne samenwerking, een goede testomgeving én collega’s in onze organisatie betrekken bij deze digitalisering, heeft bijgedragen aan een goede implementatie en vooruitgang in onze processen. We werken prettiger en kunnen patiënten nu nog beter en sneller helpen.’ Marloes raadt andere ziekenhuizen aan om VIPLive Gepland Vervoer ook in te zetten voor ambulancevervoer.