Huisartsenposten Rijnland beheren nu efficiënt hun voorraad

Huisartsenposten Rijnland beheren sinds juni 2019 efficiënt hun voorraad door de introductie van de Calculus Voorraadservice. Het scheelt ze tijd, geld en stress. Lees het interview hierover met Edith Janssen, meewerkend teamleider van huisartsenposten Rijnland.

HKZ-accreditatie chaos

Veel huisartsenposten worden één keer per jaar binnenstebuiten gekeerd om het keurmerk ‘Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector’ (HKZ) te krijgen. Met deze HKZ-accreditatie kunnen posten aantonen dat ze intern hun zaken goed op orde hebben. Bij Huisartsenposten Rijnland kwamen naar aanleiding van het accreditatiebezoek altijd veel aandachtspunten naar voren rondom de verbruiksartikelen.  Edith: “Als we controle kregen, waren we nergens. Qua medicatie was onze voorraad geborgd, maar onze verbruiksartikelen waren een pijnpunt. Omdat er geen structuur zat in onze controle op houdbaarheid, moesten we alles controleren.” 

“Toen ik bij SHR verantwoordelijk werd voor de verbruiksartikelen, heb ik meteen geopperd om het voorraadproces voor de posten ook te stroomlijnen. Dat scheelt tijd en gedoe.”

Hoe Rijnland begon met lean voorraadbeheer

Dit jaar was er geen sprake meer van chaos, omdat Edith in juni 2019 lean voorraadbeheer introduceerde. Ze vertelt: “Ik doe ook de boekhouding bij gezondheidscentrum Dillenburg. Daar had ik gezien dat zij hun voorraadbeheer lean hadden georganiseerd via Calculus. Toen ik bij SHR verantwoordelijk werd voor de verbruiksartikelen, heb ik meteen geopperd om het voorraadproces voor de posten ook te stroomlijnen. Dat scheelt tijd en gedoe. Naast Calculus hebben we ook gesproken met een andere leverancier, maar hij kon geen inzicht bieden in de stand van de voorraad en viel dus af.” 

Hoe het werkt

De Calculus Voorraadservice houdt in dat huisartsenposten via VIPLive en met een handscanner hun voorraad kunnen bestellen en bijhouden. In VIPLive is altijd de huidige stand van de voorraad inzichtelijk; inclusief houdbaarheid. Een advies bestellijst helpt om in een mum van tijd artikelen te bestellen uit het Calculus magazijn. Edith: “Het werkt volledig zoals verwacht. Naar aanleiding van het vorige accreditatie-bezoek hoefden we bijna niets aan te passen. Soms missen we nog wel een artikel. Dat komt omdat we de eerste huisartsenpost zijn die de Voorraadservice gebruikt. Het is dan soepel schakelen met Marieke Fennema die bij Calculus verantwoordelijk is voor de inkoop. Zo heeft ze onlangs op ons verzoek isolatiedekens en vernevelapparaten toegevoegd aan het assortiment.”

“Ook de MKZ-afgevaardigden waren tijdens hun meest recente bezoek vol lof over hoe wij onze voorraad op orde hebben.”

Wat het oplevert

De Voorraadservice bespaart tijd, maar Edith moet toch even nadenken over de vraag hoeveel. “Dat is best lastig te zeggen. Het maakt inmiddels zo’n onderdeel uit van ons werkproces dat we daar niet meer bij stilstaan. Iets van controle is nog wel nodig, omdat niet iedereen de stickers verwijdert als ze een product uit de kast halen. Ik denk dat we met het controleren van de voorraad eerder ongeveer een uur per week bezig waren en nu een half uur. Daarnaast is het bestellen een stuk gemakkelijker en sneller en hebben we niet meer de onrust en het extra werk rondom de accreditatie. Medewerkers geven aan dat het fijn is dat ze niet meer misgrijpen. Ook de MKZ-afgevaardigden waren tijdens hun meest recente bezoek vol lof over hoe wij onze voorraad op orde hebben. Verder kunnen we beter sturen op onze voorraad. Dat is heel prettig als je weinig voorraadplek hebt.” Op de jaarrekeningen van gemiddelde huisartsenpraktijken zijn besparingen van rond de € 2000 te zien. Dit heeft niet alleen te maken me de efficiëntie van het systeem, maar ook met het kostenmodel dat uitgaat van een abonnement en artikelen tegen inkoopprijs. 

De tip van Edith

Edith sluit af: “Ik vind de Voorraadservice heel toegankelijk. De ICT heb je snel door en als er toch wat is, dan is Marieke supergoed bereikbaar om even te helpen. Inmiddels heb ik meerdere collega’s de tip gegeven om te starten met de Voorraadservice!” 

Meer informatie?

Bekijk onze oplossing pagina of neem contact op met Cindy Verver.

Cindy Verver
Commercieel Manager
cindy.verver@topicus.nl 088 - 52 81 020